§ 1 - Valg af formand og næstformand

Rådet vælger af sin midte en formand og en næstformand. Rådet vælger først en formand, dernæst en næstformand.

Stk. 2. Formand og næstformand vælges blandt borgerrepræsentanterne

Stk. 3. I tilfælde af stemmelighed mellem to kandidater til henholdsvis formands- og næstformandsposten, afgøres valget ved lodtrækning

Stk. 4. Formanden og næstformanden udgør et formandskab

§ 2 Haderslev Udsatteråds møder

Kommunalbestyrelsen tager initiativ til indkaldelse af det første møde efter kommunalvalget.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen retter senest 1 måned efter kommunalvalget henvendelse til relevante organisationer, forening og andre relevante tilbud, jf. Haderslev Udsatteråds vedtægter, i kommunen med henblik på udpegning af medlemmer til Haderslev Udsatteråd.

Stk. 3. Haderslev Udsatteråd kan indstille til forvaltningen og det kommunale udvalg for området, hvis rådet ønsker mulige/aktuelle kommende medlemmer til at være en supplering af Haderslev Udsatteråd. Det er alene det kommunale udvalgs beslutning, hvorvidt kandidaten kan udpeges i løbet af funktionsperioden.

Stk. 4. Det konstituerende møde indkaldes og ledes indtil valg af formand har fundet sted af det medlem, som længst har været medlem i Haderslev Udsatteråd.

Stk. 5. Haderslev Udsatteråd fastlægger selv sin forretningsorden.

Stk. 6. Rådet kan indkaldes på initiativ af formanden, eller når mindst 1/3 af rådets medlemmer fremsætter anmodning herom ved henvendelse til Rådets sekretariat.

Stk. 7. Rådet afholder møder efter behov, dog mindst 4 gange årligt, dog ikke i juli måned:

Rådets møder ledes af næstformanden. I dennes fravær ledes møderne af et af rådet valgt medlem
Rådets møder er ikke offentlige
Rådet bemyndiger formandskabet til at afgive høringssvar på rådets vegne, når forholdene af tidsmæssige årsager taler herfor. I så fald vil Haderslev Udsatteråd blive orienteret om formandskabets svar via mail, for kommentarer inden indsendelse af høringssvar
Rådet kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper til belysning af særlige problemstillinger
Rådet kan afholde temadag til belysning af særlige problemstillinger
Rådets ordinære møder fastlægges så vidt muligt et år frem

Stk. 8. Formandskabet udarbejder med sekretariatsbistand fra forvaltningen dagsorden til næstkommende møde. Endelig dagsorden udsendes elektronisk via First Agenda eventuelle arbejdsbilag via Haderslevmail senest 7 dage før mødets afholdelse. Dagsordenen offentliggøres på kommunens hjemmeside med bilag. Ikke færdigbehandlede bilag vil blive fremsendt til rådsmedlemmerne via deres Haderslevmail.

Stk. 9. Hvis det kræves, kan indkaldelse til ekstraordinære møder ske med kortere varsel end 5 dage.

Stk. 10. Dagsorden til rådets møder har følgende faste punkter:

Godkendelse af dagsorden
Godkendelse af referat
Gensidig orientering
Kommende møder
Eventuelt

Stk. 11. Hvert punkt på dagsordenen indeholder generelt en sagsfremstilling og en indstilling til Rådets behandling.

Stk. 12. En sag, der ikke har været optaget på dagsordenen, kan ved mødets begyndelse optages, hvis rådet finder at sagen ikke kan udsættes.

Stk. 13. Et referat er godkendt medmindre et eller flere medlemmer på næste møde protesterer, dog skal rådsmedlemmet selv have deltaget i punktet, hvorpå det protesteres.

Stk. 14. Til møderne kan der inviteres personer, som kan belyse/orientere om relevante emner. Rådets suppleanter kan inviteres til dette.

Stk. 15. Til møderne kan der inviteres personer/foreningsrepræsentanter/medlemmer af Handicaprådet/Seniorrådet i Haderslev Kommune, for hvem det enkelte punkt kunne være af relevans.

Stk. 16. Haderslev Udsatteråd kan indkalde de politiske udvalg m.fl. til dialogmøder, når de finder det aktuelt for rådets arbejde.

§ 3 - Beslutninger

Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af rådets medlemmer (eller deres suppleanter) er til stede.

Stk. 2. Sekretariatet udarbejder fyldestgørende referat på mødet. Referatet udsendes elektronisk hurtigst muligt efter mødet via First Agenda. Referatet lægges på kommunens hjemmeside.

Stk. 3. I referatet anføres for hvert punkt, hvem der var fraværende.

Stk. 4. Rådet er et dialogforum, hvorfor der som udgangspunkt arbejdes ud fra princippet om konsensus og træffes beslutninger i enighed. Er der behov for at træffe beslutninger ved afstemning sker det, når rådet er beslutningsdygtigt, ved almindelig stemmeflerhed gennem afstemning blandt de fremmødte medlemmer. Er der ikke konsensus om en beslutning, kan rådsmedlemmer, hvis det ønskes, få deres særlige bemærkninger medsendt som bilag til referatet. Det forudsætter, at de fremsættes skriftligt.

Stk. 5. Ved det ordinære medlems forfald orienteres sekretariatet, og medlemmet indkalder selv sin suppleant.

Stk. 6. Afstemning sker ved håndsoprækning. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Stk. 7. Skriftlig afstemning foretages, hvis et medlem begærer dette.

§ 4 - Diæter og udgiftsgodtgørelse

Haderslev Kommunalbestyrelse yder ikke diæter, erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste og udgiftsgodtgørelse til medlemmer af Udsatterådet.

Stk. 2. Der udleveres fra rådet en IPad med tilhørende privat adgangskode til First Agenda samt en arbejdsmailadresse (kaldet Haderslevmail), Der skiftes adgangskode minimum hver 3. måned.

§ 5 Pressen og offentlighed

Formandskabet fungerer som pressechef for rådet.

Stk. 2. Rådets vejledende udtalelser offentliggøres og sendes til relevante myndigheder, organisationer og personer.

§6 Tavshedspligt og inhabilitet

Medlemmerne af Haderslev Udsatteråd samt personer, som deltager i møderne, er omfattet af Forvaltningslovens regler om inhabilitet og har tavshedspligt efter lovgivningens almindelige regler om dette.

Stk. 2. Et medlem, som er vidende om, at reglerne om inhabilitet kan gælde for vedkommende, skal give rådet besked herom inden påbegyndelse af punktet.

§ 7 - Ændring af forretningsorden

Denne forretningsorden kan ændres, hvis 2/3 af et beslutningsdygtigt råd kan tilslutte sig ændringsforslaget.

§ 8 - Ikrafttræden

Forretningsorden for Haderslev Udsatteråd er vedtaget af rådet den 21. februar 2023, og træder i kraft samme dato.